Régularisation des charges locatives : Tout ce que vous devez savoir
Lorsque vous signez un bail de location, vous mentionnez un loyer charges comprises. En effet, les charges constituent une provision pour couvrir les dépenses liées au logement. Une fois par an, la régularisation des charges locatives en fonction des dépenses réelles est nécessaire. En tant que propriétaire, la gestion de cette régularisation des charges locatives, communément appelée liquidation des charges, est de votre responsabilité. Il est essentiel de comprendre comment calculer ces charges pour régulariser correctement.
À quoi correspond la régularisation des charges locatives ?
Les charges locatives, dites récupérables, correspondent aux dépenses réalisées par le propriétaire pour l’entretien du logement. Vous pouvez ensuite vous faire rembourser par les locataires. Si ces charges sont payées de façon mensuelle par les locataires, une régularisation doit avoir lieu de façon annuelle. En tant que propriétaire, vous êtes en charge de la gestion de cette régularisation chaque année. Cette régularisation annuelle de charges peut être considérée comme un paiement de la part du locataire.
La liste des charges récupérables fait l’objet du décret n°87-7131:
- Les dépenses relatives à l’eau et au chauffage : l’eau chaude et l’eau, l’exploitation des compteurs ;
- Les dépenses relatives à l’ascenseur : électricité et entretien ;
- Les dépenses relatives aux parties communes intérieures : l’électricité, la fourniture de produits et appareils d’entretien, la rémunération du personnel d’entretien ;
- Les dépenses relatives aux parties communes extérieures : voies de circulation, aires de stationnement, espaces verts, aires de jeux pour enfants ;
- Les taxes et redevances : taxe d’enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage, la redevance assainissement.
Pour tous ces frais, vous pouvez régler les dépenses puis récupérer une partie de ces charges auprès du locataire si elles font partie de cette liste. Les autres charges sont considérées comme non-récupérables. Il est important de calculer correctement ces charges pour assurer un calcul exact.
Comment demander la régularisation des charges ?
Pour procéder à la régularisation des charges, plusieurs étapes sont nécessaires. Une fois par année, vous envoyez un décompte des charges à votre locataire. Ce document, transmis un mois avant la régularisation effective, permet de savoir si les provisions versées sont suffisantes. Lorsque ce n’est pas le cas, vous lui notifiez le reste à payer. S’il a payé plus que nécessaire, vous lui indiquez le trop-perçu que vous rembourserez. Le paiement régulier de ces charges est essentiel pour maintenir une bonne gestion du logement.
Ensuite, vous devez mettre à disposition tous les justificatifs des dépenses pendant un délai de 6 mois après l’envoi du décompte. Les factures et devis relatifs aux frais d’entretien et de chauffage, de récupérables doivent toujours pouvoir être consultés par le locataire sur simple demande.
Ces documents doivent s’accompagner :
- des résultats arrêtés lors de la précédente régularisation des charges locatives ;
- du budget prévisionnel lorsque le logement se situe dans une copropriété.
Quel est le délai pour régulariser les charges locatives ?
Lorsque le bien immobilier est en copropriété, le propriétaire doit procéder à la régularisation des charges lorsqu’il reçoit le décompte définitif du syndic. Lorsqu’il s’agit d’une propriété individuelle, cette régularisation doit avoir lieu au début de l’année pour l’année précédente. De préférence, cette régularisation se fait une fois par an. La gestion de ces régularisations est essentielle pour la maintenance de l'immeuble et la satisfaction du locataire.
Les charges et loyers impayés peuvent être récupérés pendant un délai de 3 ans, y compris après le départ du locataire. Que des sommes soient dues ou qu’il ait versé trop de charges, la régularisation peut avoir lieu pendant ces trois années. Au-delà, vous devrez vous reporter à la prescription de la loi Alur2 qui interdit cette régularisation. Si une demande intervient après ce terme, le locataire ou ancien locataire peut saisir le tribunal d’instance. Cette solution peut également être utilisée lorsque le propriétaire ne rembourse pas le trop-perçu. Lorsque le décompte de charges est en sa faveur, mieux vaut donc lui rembourser les sommes dues sans tarder.
Les règles supplémentaires à respecter
Lorsque vous transmettez le décompte de charges, vous devez joindre un courrier récapitulant les sommes versées au titre des provisions, le montant réellement dû et la différence. Vous pouvez accompagner ce courrier d’un avis d’échéance de régularisation. Le locataire saura exactement quel est le montant à régler ou qui lui sera restitué. Il est important pour le propriétaire d'assurer une gestion transparente des charges.
Le réajustement de la provision sur charges
Après la régularisation de charges, vous pouvez procéder à un ajustement de la provision par rapport aux dépenses réelles de l’exercice précédent. Toutefois, sachez qu’il n’existe aucune obligation légale. Vous pouvez conserver le même montant de provisions de charges.
Si la différence est importante, il peut être judicieux de modifier la provision sur charges pour qu’elle corresponde davantage aux futures dépenses. Vous devrez alors transmettre un courrier à votre locataire mentionnant le nouveau montant de la provision sur charges à verser mensuellement en même temps que le loyer.
La régularisation des charges via le dépôt de garantie
En cas de départ du locataire, les décomptes ne sont connus qu’à la fin de l’exercice. Pour garantir au propriétaire qu’il pourra percevoir les sommes correspondantes à la régularisation de charges en sa faveur, il est autorisé à retenir jusqu’à 20 % sur le dépôt de garantie.
Une fois les régularisations effectuées, la somme retenue sera restituée, après déduction des sommes dues. Si la régularisation est en faveur du locataire, le trop-perçu sera ajouté au montant du dépôt de garantie restitué.
Poursuivre le locataire pour charges impayées
Conformément à ses devoirs indiqués dans le contrat de bail, le locataire est tenu de payer le loyer et les charges. Vous êtes donc en droit de le poursuivre lorsque ces dernières ne sont pas réglées mensuellement ou si les sommes dues après régularisation ne sont pas versées. Bien entendu, vous devez respecter le délai de prescription de 3 ans.
Vous pouvez également vous tourner vers le garant si l’acte de caution solidaire porte sur le loyer et les charges. Dans ce cas, il versera les sommes dues après une régularisation de charges en cas de défaillance du locataire.
Poursuivre un locataire après son départ
Lorsque vous souhaitez procéder à une régularisation des charges locatives après le départ du locataire, la démarche est nettement plus complexe. Vous devez notamment le retrouver pour pouvoir l’assigner en demeure.
Si vous souhaitez saisir le tribunal d’instance, vous devez constituer un dossier solide. Vous devez notamment prouver que la régularisation concerne un montant élevé mais qu’elle n’est pas abusive. Le montant doit être suffisamment élevé pour que cette démarche soit intéressante car les frais de procédure s’avèrent coûteux. Ainsi, une gestion fine des charges locatives, des paiements et des provisions reste un impératif pour vous, en tant que propriétaire d'un logement en location.
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F.A.Q. :
Quand a lieu la régularisation des charges locatives ?
La régularisation des charges locatives se produit généralement une fois par an. Si le bien immobilier est en copropriété, le propriétaire procède à la régularisation lorsqu’il reçoit le décompte définitif du syndic. Pour une propriété individuelle, cette régularisation se fait au début de l’année pour l’année précédente.
Quelles sont les charges que le locataire doit payer ?
Le locataire est responsable de payer les charges locatives récupérables, qui comprennent généralement les dépenses relatives à l'entretien courant du logement et de l'immeuble, à la consommation d'eau et de chauffage, et aux taxes comme celle d'enlèvement des ordures ménagères. Il est également tenu de payer les dépenses liées à l'utilisation des parties communes, comme l'électricité et l'entretien de l'ascenseur. Ces charges sont déterminées par le décret n°87-713 et sont habituellement payées de façon mensuelle avec une régularisation annuelle en fonction des dépenses réelles.
Comment fonctionne la régularisation des charges locatives ?
La régularisation des charges locatives consiste à ajuster les dépenses réelles par rapport aux provisions payées par le locataire au cours de l'année. Une fois par an, le propriétaire envoie au locataire un décompte détaillé des charges qui a pour but de déterminer si les provisions versées ont été suffisantes. Si les charges réelles dépassent les provisions, le locataire devra payer la différence, en revanche, si les provisions versées sont supérieures aux charges réelles, le propriétaire remboursera le trop-perçu au locataire.
Sources :
