Charges Récupérables en Location : Tout ce que Vous Devez Savoir

La location d’un logement implique la gestion de nombreux frais et charges pour le locataire et le propriétaire-bailleur. Parmi ces coûts, certaines charges locatives peuvent être récupérées par le propriétaire auprès du locataire. Owwner détaille la liste complète des charges récupérables et non récupérables pour vous en offrir un aperçu clair et précis.

Le fonctionnement des charges locatives récupérables

Avant d’essayer de comprendre comment calculer les charges locatives d’un bien proposé à la location, intéressons-nous au fonctionnement de ces charges, qui seront prélevées chaque mois sur le compte bancaire des locataires en même temps que leur loyer.

Les charges locatives, appelées également charges récupérables, sont payées chaque année par le propriétaire d’un bien locatif, qui va ensuite récupérer cette somme en l’incluant à la somme du loyer demandée aux locataires. Son fonctionnement implique de réaliser une estimation des charges locatives d’une année et de demander une provision aux locataires du bien, avant de procéder à une régularisation une fois par an.

Cette régularisation permet au locataire de récupérer un éventuel surplus versé au propriétaire, ou au contraire, permet au propriétaire de demander au locataire de régler la différence en cas d’estimation trop basse. En général, la régularisation a lieu à chaque fin d’année, mais elle peut aussi se faire à chaque anniversaire du contrat de location, en fonction des préférences du propriétaire bailleur.

À noter : savoir comment calculer les charges locatives n’est pas nécessaire dans le cadre d’une location meublée ou d’une colocation avec un bail signé entre le 27 mars 2014 et aujourd’hui, car une régularisation des charges locatives ne peut pas avoir lieu dans ce cas précis.

Quelles charges locatives sont récupérables ?

Les charges récupérables sont encadrées par la loi (décret 87-713) et peuvent être classées en trois catégories de dépenses :

Les frais correspondants aux services liés au logement ou à l’usage de l’immeuble ;
Les frais d’entretien courant et les petites réparations réalisées dans les parties communes de l’immeuble ;
Les taxes locatives.

Ascenseurs et monte-charge

Les dépenses liées à l’électricité et au contrat d’entretien de l’ascenseur et du monte-charge font partie des charges récupérables auprès des locataires. Les réparations de ces équipements en font également partie.

Eau chaude, eau froide et chauffage collectif

Ces charges locatives récupérables concernent :

l’eau chaude et l’eau froide utilisée par les locataires ;
l’eau utilisée afin d’entretenir les parties communes et les espaces extérieurs ;
la fourniture d’énergie ;
les frais d’entretien courant ainsi que réparations des équipements de production d’eau chaude et d’eau froide ;
les dépenses liées à la production de chauffage collectif et à l’entretien des équipements installés dans les logements et les parties communes ;
les frais d’exploitation des compteurs d’énergie, aussi bien généraux qu’individuels.

L’entretien des parties communes

En ce qui concerne les parties communes, le bailleur peut récupérer ces charges auprès de son locataire :

l’électricité ;
la fourniture de produits d’entretien ;
les réparations des appareils d’entretien ;
les frais liés au personnel d’entretien.

L’entretien des espaces verts

Les parties communes extérieures occasionnent également des frais qui peuvent être récupérés auprès des locataires :

l’entretien des voies de circulation, des aires de stationnement, des espaces verts, des aires et équipements de jeux ;
les opérations de coupe et de désherbage ;
l’achat du matériel et des produits de jardinage.

Les taxes locatives

Si le propriétaire paye ces taxes et redevances, elles peuvent être récupérées auprès du locataire :

la taxe d’enlèvement des ordures ménagères ;
la taxe de balayage ;
la redevance assainissement.

Quelles sont les charges non récupérables ?

En revanche, un certain nombre de charges ne peuvent pas être récupérées auprès du locataire. Le propriétaire assume donc seul ces dépenses puisqu’elles ne font l’objet d’aucune régularisation.

Les dépenses de travaux

Conformément à la loi, le logement mis à disposition d’un locataire doit répondre aux critères de décence. Sa surface minimale doit donc être de 20 m3. Le bailleur doit s’assurer de préserver la santé et la sécurité des occupants. En conséquence, les dépenses occasionnées pour respecter ces critères de décence sont non récupérables. La loi considère que le bailleur met simplement à disposition un logement qui correspond aux exigences réglementaires.

‍Les gros travaux dans le logement et dans la copropriété ne peuvent pas être récupérés. Le ravalement de façade ou le changement de la toiture sont entièrement pris en charge par le propriétaire. Il en est de même pour les dépenses liées au vandalisme ou à l’enlèvement des encombrants.

Les dépenses de copropriété

Seules les dépenses liées à l’entretien des parties communes et des espaces extérieurs sont récupérables. Les autres charges ne le sont pas. Le bailleur ne pourra donc pas se retourner vers son locataire pour les récupérer :

les primes d’assurances et les couvertures souscrites pour se prémunir contre les risques locatifs ;
les honoraires du syndic ;
les frais de gestion de l’immeuble ;
les frais d’établissement et d’envoi des quittances de loyer ;
la sécurité et la surveillance de l’immeuble ;
le remplacement de la boîte aux lettres ;
le dégorgement des canalisations des eaux usées.

En ce qui concerne le salaire du concierge, toutes les charges ne sont pas récupérables. Une partie reste en effet à la charge de l’investisseur :

25 % si le concierge se charge de la gestion des poubelles ou du nettoyage des parties communes ;
60 % si le concierge n’assume qu’une de ces tâches.

Les impôts fonciers

La taxe foncière ne concerne que le propriétaire du logement au 1er janvier. Il s’agit donc d’une charge non récupérable.

Les particularités des charges selon le type de location

Logement loué vide

Pour un logement loué vide, les charges locatives sont récupérables en fonction des dépenses réelles. Étant donné qu’elles ne sont pas connues à l’avance, le locataire verse une provision de charges de façon mensuelle. Le montant de cette provision est calculé en fonction de la précédente régularisation de charges locatives. Le propriétaire détermine le montant prévisionnel des charges récupérables.

‍Une fois par an, vous procédez à la régularisation de ces charges à partir des dépenses réelles. Le syndic de copropriété arrête les comptes et transmet un relevé des dépenses réelles. Le propriétaire vérifie donc que les provisions sur charges versées par le locataire sont suffisantes. Deux cas de figure peuvent alors se présenter :

Les provisions sur charges sont insuffisantes : le locataire doit verser la différence au bailleur.
Le locataire a versé plus que les dépenses réelles : le bailleur rembourse donc le trop-perçu.

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Un mois avant de procéder à la régularisation de charges, le bailleur transmet le décompte à son locataire, accompagné d’une note d’information concernant le calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude. À compter de l’envoi de ce décompte, les justificatifs doivent être mis à la disposition du locataire pendant 6 mois.

Au départ du locataire, le bailleur dispose de deux mois pour restituer le dépôt de garantie. Cependant, les comptes de la copropriété sont annuels. Les charges ne sont donc pas arrêtées lors du départ de ce locataire. Il peut donc conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie pour couvrir ces charges récupérables. Une fois qu’il reçoit le décompte du syndic de copropriété, il procède à la régularisation définitive des charges. Il restitue ensuite le solde éventuel au locataire.

Logement loué meublé

Pour un logement loué meublé, les charges locatives peuvent être gérées de deux façons différentes :

Calculer les charges au réel : si vous décidez de calquer les charges aux dépenses réelles, le fonctionnement est similaire à celui de la location vide. Dans ce cas, le montant de la provision sur charges est fixé à partir du décompte des dépenses réelles de la précédente année.
Appliquer des charges forfaitaires : pour une location meublée, le propriétaire opte bien souvent pour un forfait pour les charges locatives. Dans ce cas, il détermine une somme fixe qui ne varie pas, quelles que soient les dépenses réelles pour le logement ou pour l’immeuble. Tout comme le loyer, le montant de ce forfait peut être indexé chaque année. Dans ce cas, cette réévaluation doit être inscrite dans le contrat de bail meublé.

Le fonctionnement au forfait est plus simple pour le locataire comme le propriétaire, car le forfait mis en place est censé couvrir l’ensemble des charges récupérables. En revanche, si ce n’est pas le cas, aucun complément ne pourra être demandé. Même si les dépenses réelles sont supérieures, aucune régularisation ne peut pas avoir lieu.

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La gestion des charges locatives récupérables est une tâche essentielle, mais complexe pour les propriétaires et les locataires. Cette tâche vous semble ardue ? Confiez votre bien à Owwner. Avec une expertise en matière de location et de gestion immobilière, nous prenons en charge tous les aspects des charges récupérables, assurant ainsi une expérience de location transparente et sans tracas pour vous et vos locataires.

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